Mẹo xử lý email hiệu quả trong thời đại phát triển của công nghệ email chủ đạo là thứ các bạn sẽ nhận mỗi ngày. Vậy còn trong công việc, mail là thứ các nàng khó lòng không biết đến, làm cách nào để xử lý nó hiệu quả? Cùng tìm và phân tích qua bài viết dưới đây nhé.
Mẹo xử lý email hiệu quả
Am hiểu về phần mềm mail bạn đang sử dụng
Nếu như bạn sử dụng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn phải cần nắm rõ mail như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn tốt hơn.
Xem thêm: Top 10 Bí Quyết Tạo Dựng Phong Cách Làm Việc Chuyên Nghiệp
Tìm hiểu thêm về thành quả của email bạn gửi ra
Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đấy lại gửi thêm email để giải thích về mail trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gởi mail và thay vì vậy dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc.
Lọc những mail đặc biệt
Không phải email nào gửi đến bạn cũng cần bạn phải giải đáp ngay tức thì. Hãy lọc những thông điệp đặc biệt và ưu tiên những email đấy để bạn không mất thời gian vào những email kém đặc biệt hơn.
Đừng kiểm tra mail quá thường xuyên
Đừng trở nên “nô lệ” của mail. Cứ thấy mail đến và giải đáp sẽ hạn chế tính đạt kết quả tốt trong công việc của bạn. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và chia lịch khoảng vài lần trong ngày. Đừng nên đọc ngay khi mail vừa tới. Quan trọng không kiểm tra mail vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.
Xóa các mail không thiết yếu
Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc thiết yếu đó là tốn công đọc những mẩu tin truyền thông marketing, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cám ơn, lời hứa xác nhận hoạt động. Việc làm này làm cho chất lượng và hiệu năng công việc của bạn bị ảnh hưởng, đồng thời tiêu tốn một khoản thời gian không hề nhỏ trong quỹ thời gian. Chính vì thế, hãy căn cứ vào tiêu đề để chọn lựa coi đâu là email công việc cần xử lý, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.
Phân nhóm và gắn nhãn cho email
Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và thông tin email chính là phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho mail đấy. Trong Mailbox là danh sách, Gmail là nhãn, toàn bộ đều phục vụ cùng một mục đích: tổ chức các thư điện tử một bí quyết có hệ thống. Bạn có thể tạo group cho mỗi dự án hoặc phân bổ mail theo vai trò hoặc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin cần thiết nhanh nhất. Bạn cũng có khả năng đánh dấu cấp độ ưu tiên của từng thư mục theo cấp độ quan trọng cần xử lý. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý mail hiệu quả hơn.
Xử lý công việc trong email theo kế hoạch
Mỗi lo tạo có thể rắc rối khi người sử dụng email đó chính là đọc những không xử lý hoặc xử lý email không theo thứ tự. Như vậy, họ rất dễ bỏ lỡ công việc hoặc mất thời gian cho những công việc quan trọng. Tốt nhất là bạn nên đọc qua danh sách mail, có quy trình giải quyết rồi mới bắt tay vào làm.
Mẹo xử lý email hiệu quả bắt đầu giải quyết từ message trên cùng của hòm thư và chỉ chuyển sang cái thứ 2 Khi mà đã hoàn thành xong cái trước tiên. Mail nào chẳng thể giải quyết ngay phải ngay lập tức đưa vào hộp “chờ xử lý”. Sau khi xử lý xong mail đến, hãy vào hộp chờ giải quyết để thiết lập thứ tự ưu tiên những email đặc biệt.
Xem thêm: Bỏ túi những kỹ năng làm việc nhóm vô cùng hiệu quả
Dùng bộ lọc
Bạn có khả năng dùng các bộ lọc cho phép tìm kiếm thư cũ. Bằng việc nhập địa chỉ người gởi, địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung,… Bạn cũng có thể ứng dụng những ứng dụng quản lý mail chuyên nghiệp. Điều hỗ trợ bạn tiết kiệm được nhiều thời gian so với việc ngồi kéo cả một list email dài thòng.
Cài đặt một bộ máy email xem xét thêm đơn giản và đạt kết quả tốt
Bước thứ nhất để tạo một hòm thư gọn gàng là nắm bắt được sự khác biệt giữa thông tin tìm đọc và nội dung thực hiện.
– Nội dung xem xét thêm – reference information – là nội dung không đòi hỏi hoàn thành một hành động; đây là dạng nội dung mà bạn giữ trong trường hợp sau này cần. Thông tin tìm đọc được lưu giữ trong hệ thống tham khảo – ví dụ một folder email reference, folder My Documents hoặc một trang mạng cục bộ của công ty bạn.
– Thông tin hành động – action information – là thông tin bạn nên hoàn thành một hành động. Thông tin hành động được lưu trữ với thực hiện, có thể trong danh sách việc cần làm hoặc trong lịch thực hiện công việc.
Mẹo xử lý email hiệu quả hầu hết toàn bộ mọi người đều nhận được một lượng thông tin tìm đọc lớn không ngờ qua email. Có nhiều khi chúng chiếm tới một phần 3 số lượng email.
Khi mà đã săn sóc cho thông tin tìm đọc, bạn có khả năng dùng 3 bước tiếp theo để quản lý email với những nội dung cần có hành động – nội dung thực hiện.
Qua bài viết trên đây của giaiphapvieclam.com, đã cung cấp cho bạn các thông tin về mẹo xử lý email hiệu quả chuyên nghiệp nhất. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( www.careerlink.vn, resources.base.vn, … )
Discussion about this post