Trong nghĩ suy của nhiều người, nhân sự hành chính văn phòng là những người làm việc làm nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, ngành hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm.
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, support cho toàn thể nhân viên… Do thuộc tính việc làm như vậy, các bộ phận như Hành chính – nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc luận bàn, hỗ trợ lẫn nhau.
nhân viên văn phòng phải thực hiện nhiều việc làm hành chính
Tổng hợp những công việc của một nhân viên hành chính văn phòng
giống như đang nói ở trên, nhân viên hành chính phải sử dụng khá nhiều việc. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:
2.1. Hồ sơ, giấy tờ
Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, khắc phục việc làm trong thẩm quyền.
Lưu trữ các dữ liệu, văn bản ebook của doanh nghiệp.
Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân sự bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty.
Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo ích lợi cho nhân viên.
In ấn các tài liệu quan trọng theo yêu cầu của các phòng ban.
2.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Lập bảng chấm công hàng tháng.
Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.
hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
2.3. Công tác lễ tân
Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng.
đón tiếp khách trước khi khởi đầu làm việc với lãnh đạo.
hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… quan trọng cho các cuộc họp trong công ty.
tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ doanh nghiệp.
2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có plan bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho doanh nghiệp.
2.5. Quản lý hồ sơ nhân viên
Lên plan tuyển nhân viên và tổ chức tuyển nhân viên nhân sự cho các phòng ban.
Theo dõi nhân viên thử việc và đơn vị ký hòa hợp đồng lao động.
Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình ảnh nhân sự hàng tháng.
cải tiến và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của luật pháp.
Lên plan và đơn vị các event nội bộ
3. Yêu cầu của nhân viên hành chính văn phòng
việc làm của 1 nhân sự hành chính văn phòng khá nhiều. do đó nếu bạn đã muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1.Về tố chất
việc làm hành chính văn phòng yêu cầu những người mau nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. bên cạnh đó, sự tỉ mỉ, chuẩn xác, có quy củ, có tư duy khoa học, bố trí kết quả cũng là thành phần cần thiết để trở thành nhân sự văn phòng hành chính. thêm nữa, công việc hành chính khá nhẹ nhõm nhưng luôn phải vận động khá nhiều nên bạn nên có sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này.
3.2. Về skill
Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng đó là: skill cai quản thời gian, skill sử dụng việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống, kỹ năng cai quản hành chính văn phòng, skill ngoại ngữ và văn hóa tin học văn phòng cơ bản…. Có càng nhiều skill sẽ là một điểm cộng cho bạn khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng.
3.3. Về trải nghiệm
nhà phỏng vấn khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. vì thế những ứng viên có càng nhiều trải nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau giống như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, marketing, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.
công việc của một trợ lý giám đốc
4. Cơ hội tăng trưởng cho nhân sự hành chính văn phòng
Nhiều người cho rằng ngành nghề hành chính, văn phòng k có quá nhiều đất để cho nhân sự tăng trưởng. không những thế, thực tế là ngành này thời cơ thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân sự hành chính văn phòng rất rõ ràng. đủ sức chia nhân sự hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) giống như sau: nhân viên, Thư ký, Quản trị.
4.1. Cấp bậc nhân viên
Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:
nhân viên tiếp tân: tiếp đón khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
nhân sự support hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, biên soạn thảo, đánh máy,…
4.2. Cấp bậc thư ký
Yêu cầu của cấp bậc này là nhân sự có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết nghiên cứu, phán đoán tình huống, có trải nghiệm sử dụng việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:
Trợ lý riêng (Personal Assistant): support giám đốc trong ngành chuyên lĩnh vực, biên soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
>>tuyển dụng trợ lý giám đốc
4.3. Cấp bậc quản trị
nhân viên hành chính văn phòng có mức lương khoảng 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Yêu cầu với việc làm này là: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều ngành, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.
Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ) yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.
5. Tìm tìm việc sử dụng hành chính văn phòng ở đâu?
5.1. Network
Có mối liên kết sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả việc làm. hơn nữa, công việc văn phòng thì ở nơi nào cũng cần nên tất nhiên bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình.
Dù không hề là một ngành nghề quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một việc làm đáng thử với những ai muốn tìm một việc làm ổn định, lâu dài.
Xem thêm:
Tổng hợp 10 Ý Tưởng Kinh Doanh Tại Nhà Hiệu Quả Nhất 2020
Tổng hợp 35 Ý Tưởng Làm Giàu Nhanh Từ Buôn Bán Và Kinh Doanh Đầu Tư
Nguồn: jobsgo
